Как понять, что Excel пора заменить на систему управления имуществом?

Excel — привычный инструмент для учёта имущества.

Он установлен в каждой компании, сотрудники его знают и умеют с ним работать. Но когда речь идёт о комплексном управлении активами, таблиц уже не хватает. Всё чаще они становятся источником ошибок, путаницы и потери времени. Разберёмся, когда Excel перестаёт справляться и как выглядит современная альтернатива на примере информационной системы GENIX: Управление имуществом.

Что такое актив и почему это важно?

Под активом понимается любое имущество, принадлежащее организации (государственной или частной) и используемое в её деятельности. Это могут быть как материальные объекты (здания, инженерная инфраструктура, оборудование, автопарк), так и нематериальные ресурсы – программное обеспечение, лицензии, интеллектуальная собственность и т.д. Все эти активы необходимо учитывать, обслуживать и регулярно обновлять. Долгое время для учета и планирования таких операций компании использовали электронные таблицы.

Почему Excel до сих пор популярен?

Таблицы Excel уже много лет служат основным рабочим инструментом для учета активов, бюджетов и показателей.

• Он под рукой — есть в каждой компании, уже установлен и знаком всем
• Можно настроить таблицу под себя, добавить формулы, макросы
• Если всё вроде работает, менять ничего не хочется
• Многие опасаются изменений: новая система — это сложно

Таким образом, Excel продолжает жить в офисах, даже если уже не соответствует требованиям времени. При всех плюсах электронных таблиц у них есть ряд критичных минусов, особенно когда речь идёт о комплексном управлении имуществом.

С ростом компании и объёма имущества Excel перестаёт быть помощником:

• Ручной труд и ошибки. Постоянно приходится вручную вводить и обновлять данные. Один неверно введённый ноль или забытая формула – и итоговые данные искажены. Не случайно международные исследования показывают, что до 88% Excel-файлов содержат ошибки. Систематически проверять корректность таблиц практически невозможно.
• Отсутствие актуальности и контроля. Excel-файл не предназначен для одновременной работы нескольких сотрудников. Пока один заполняет, второй вынужден ждать. Если делают копии файла для разных отделов, возникает путаница: где последняя версия? Нет полноценного контроля версий, сложно отследить, кто и что изменил. В итоге высок риск человеческого фактора — данные можно случайно удалить или перезаписать, и это даже не сразу заметят.
• Разрозненность данных. Каждая таблица хранится отдельно — на компьютере пользователя или в лучшем случае на общем диске. Централизация отсутствует, связь с другими системами (финансовыми, ERP) отсутствует. Невозможно быстро собрать данные по всему предприятию: приходится агрегировать вручную, сводить разные файлы.
• Проблемы масштаба. По мере роста компании и увеличения числа активов масштабировать Excel-текучку сложно. Файл разрастается, начинает “весить” сотни мегабайт, тормозить, ломаться. Сводные таблицы строятся всё дольше, отчетность запаздывает. Подход «один большой Excel-файл» уже не работает, особенно когда речь идёт о десятках или сотнях объектов.

Когда пора отказаться от Excel?

Существуют явные признаки, что компания «переросла» учет в таблицах и назрела необходимость во внедрении специализированной системы:

• Перегрузка сотрудников. Большая часть времени уходит на ручные операции в Excel — особенно заметно, когда учет ведут несколько человек.
• Постоянные проверки, инвентаризации и аудиты превращаются в аврал.
• Хаос версий и доступов. В разных отделах ходят разные версии одних и тех же файлов; у сотрудников возникают дублирующие или противоречивые данные.
• Ошибки и пропуски.Ошибки в формулах, пропуски контрольных дат или неверный ввод данных сотрудниками могут привести к серьёзным последствиям — например, к неправильному начислению арендной платы или пропущенному сроку исковой давности по взысканию задолженности.
• Уязвимость данных. Возрастает зависимость от локальных копий, ручных бэкапов и персональных компьютеров. В Excel отсутствует история изменений (например, невозможно отследить, кто и когда изменил условия договора или обновил данные об арендаторе). Всё это критично при совместной работе и контроле.

Если вы узнали себя — пора подумать о переходе на профессиональную систему.

Что дают современные системы (на примере GENIX)?

Переход на специализированную платформу управления активами позволяет автоматизировать рутинные процессы, экономить время и деньги, получать данные в реальном времени и практически исключить ошибки. Современные системы предлагают ряд возможностей, недоступных в Excel:

• Единая база данных. Все данные по активам хранятся в единой централизованной системе. Сотрудники работают одновременно в актуальном информационном поле, каждый — под своей учётной записью с заданными правами доступа. История изменений фиксируется автоматически, так что всегда известно, кто и когда изменил данные.
• Мгновенная аналитика и отчёты. Руководители могут в любой момент сформировать отчёт – система обновляет цифры в два клика, на основе актуальных данных. Графики, диаграммы, сводки — всё формируется встроенными средствами, без ручного сбора множества таблиц. Это особенно важно для принятия решений «здесь и сейчас».
• Автоматизация расчётов. Любимые пользователями формулы никуда не исчезают, напротив, в современной системе они работают надёжнее. Пользователь может задать свои вычисляемые показатели, и программа мгновенно пересчитает их по заданным правилам.
• Напоминания и контроль событий. Встроенные уведомления не дадут забыть о важных датах: система автоматически напомнит о предстоящем техобслуживании оборудования, окончании срока аренды, ближайшей проверке или необходимости обновить страховку.
• Хранение документов и фото. Вместе с данными об объекте имущества можно сохранять все сопутствующие файлы: сканы чеков, техническую документацию, договоры, фотографии. В итоге система превращается в полноценный электронный паспорт актива, где вся информация под рукой.
• Интеграция с другими системами. Современное ПО для управления имуществом интегрируется с ERP, бухгалтерскими и другими корпоративными системами. Данные передаются автоматически, без дублирования вручную.

Как организовать переход?

Внедрение системы управления активами лучше проводить поэтапно: это снижает сопротивление и позволяет учесть нюансы бизнеса. Алгоритм перехода может выглядеть так:

1. Показать демо руководителям
2. Запустить пилот в одном отделе или на одном направлении учета активов
3. Постепенно масштабировать на всю компанию
4. Обучить ключевых пользователей и поддерживать команду

Excel долгое время был, по сути, синонимом учетной системы благодаря своей распространённости и простоте. Однако привычка опираться на Excel при управлении имуществом несёт всё большие риски: от случайных ошибок и потери данных до задержек в отчетности и проблем с масштабированием. В то же время современные цифровые решения (включая продукт GENIX: Управление имуществом) позволяют вывести управление активами на новый уровень —обеспечить полный контроль над имуществом, прозрачность операций и высокую скорость реакции на любые события. Инвестиции в цифровую систему — это отказ от ручной рутины в пользу стабильности, юридической защищённости и готовности к быстрому масштабированию.